I consigli di Stefano Pigolotti per migliorare un’attività anche in momenti di crisi

Si potrebbe pensare che un ufficio frenetico, con i telefoni che suonano e numerose mail che arrivano, sia un indicatore della produttività aziendale. Non è così, infatti solo il 45% del tempo trascorso in ufficio viene impiegato in modo produttivo per svolgere le attività richieste. La maggior parte del tempo passato sul luogo di lavoro è in realtà improduttiva, dato che viene perso molto tempo a leggere e rispondere a un mare di mail, in gran parte inutili, oppure in riunioni inconcludenti o non pertinenti con il lavoro dei partecipanti, senza contare le interruzioni legate a progetti non pertinenti con quanto si sta facendo in quel momento.

Stefano Pigolotti, formatore e personal coach, ci spiega come con alcuni semplici accorgimenti è possibile migliorare la produttività aziendale, creando allo stesso tempo un ambiente di lavoro più rilassato ed efficiente.

Meno mail, più informazioni. 

È meglio mandare in un’unica mail tutte le informazioni relative al progetto, piuttosto che spezzare le informazioni in più mail separate. Riunendo le informazioni, si riducono le mail in entrata, si riduce il tempo perso nel recuperare le informazioni sparse fra le mail e aumenta la produttività. Se possibile, è bene un confronto a voce, meglio se di persona, per discutere delle novità e usare le mail come riassunto scritto di quanto affrontato a voce.

Condivisioni smart

La tecnologia aiuta a creare un ambiente di lavoro efficiente, evitando di perdere tempo inoltrando l’ennesima versione di un documento a tutte le persone interessate, o consentendo l’accesso ai file importanti da remoto. Con la tecnologia cloud e servizi come Google Drive e Dropbox, è possibile condividere i file con le persone interessate, e modificarli insieme, avendo disponibile in ogni momento e in qualunque luogo l’ultima versione aggiornata dei documenti. I social e le app di messaggistica istantanea possono aiutare a migliorare la comunicazione, rendendola più veloce e smart, riducendo l’inondazione da mail quotidiana.

Delegare, se possibile

Il multitasking è importante, ma ha i suoi limiti. Delegare alcune attività e progetti consente di concentrarsi sui progetti importanti, dando la possibilità ai collaboratori di dimostrarsi consapevoli, creativi, brillanti e responsabili.

Importante o urgente? 

Quando si tratta di lavoro, tutto è urgente per il cliente finale, ma non è detto che lo debba essere anche per chi lavora. Tutto è importante, quando si tratta di lavoro, ma le vere urgenze lavorative sono poche. Cercare di gestirle insieme a tutto il resto rischia solo di portare a fare male tutto. Cercare di ritagliarsi spazi di tempo dedicati alla risoluzione delle pratiche urgenti, consente di affrontare tutta la giornata lavorativa in maniera più produttiva e meno caotica.

Concludi tutto, sempre

Gli arretrati, anche se sono solo del giorno prima, rubano tempo alle attività della giornata. Finire quanto programmato nella giornata consente di potersi dedicare alle attività quotidiane senza rincorrere quanto è rimasto in arretrato dai giorni precedenti. Sfruttare la tecnologia per completare alcuni progetti da casa al di fuori del lavoro di ufficio aiuta a mantenere alta l’efficienza personale.

A lavoro esiste il no 

Accettare ogni incarico, anche se non si ha la più pallida di come si svolge quel lavoro, porta a erogare servizi poco professionali e diminuisce la produttività dell’intera azienda. Rifiutare tutto ciò che non si sa come gestire, consente di migliorare la propria efficienza, consentendo di seguire anche più progetti contemporaneamente, grazie alla propria specializzazione.  Esiste infine anche un metodo di persuasione chiamato “spinta gentile“, che è valso un premi Nobel in Economia, la cosiddetta economia comportamentale. Ma di questo parleremo in un successivo articolo.

Per maggiori informazioni e per partecipare ai percorsi evolutivi personalizzati: Skills Empowerment